Portefeuille d'applications: Introduction et bonnes pratiques

Les services informatiques gèrent des milliers d'applications, mais doivent savoir lesquelles sont stratégiques et apportent moins de valeur. Le nombre de ces applications a considérablement augmenté au cours de la dernière décennie, entraînant des coûts et des risques IT croissants.

Grâce à la gestion du portefeuille d'applications, les responsables informatiques peuvent rationaliser efficacement leur portefeuille d'applications tout en s'assurant que leurs systèmes informatiques sont prêts à accueillir de nouveaux projets.

Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur la gestion du portefeuille d'applications, sur la manière de mettre en œuvre un projet de gestion du portefeuille d'applications et sur les meilleures pratiques.

Qu'est-ce que la gestion du portefeuille d'applications ?

La gestion du portefeuille d'applications (APM) est un processus qui permet aux organisations d'identifier et de gérer leurs applications. Il permet de comprendre les différents composants du portefeuille d'applications, notamment le matériel, les logiciels, l'infrastructure et les services. En outre, l'APM peut aider à identifier les réductions possibles de coûts en éliminant les applications redondantes ou inutiles.

Enfin, l'APM permet aux entreprises de contrôler l'efficacité de leurs applications et de s'assurer qu'elles répondent aux besoins des utilisateurs.  En tirant parti de l'APM, les entreprises peuvent allouer les ressources de manière plus pertinente et améliorer l'efficacité de leur environnement informatique.

Comprendre les stratégies de gestion du portefeuille d'applications

L'outil APM gère l'ensemble du cycle de vie des applications d'une organisation, du développement au déploiement et à la maintenance. Il offre une visibilité sur les performances des applications existantes et permet de développer de nouvelles applications plus rapidement et plus efficacement. L'APM permet aux organisations de mieux comprendre leur paysage applicatif, de hiérarchiser les investissements et d'identifier les domaines à améliorer.

Elle aide à identifier les applications les plus critiques pour le succès de l'entreprise et fournit des indications sur la manière dont ces applications peuvent être optimisées pour obtenir de meilleurs résultats. En identifiant les applications redondantes ou obsolètes, l'APM peut aider les entreprises à gagner du temps et des ressources en rationalisant les opérations et en supprimant de leurs portefeuilles les applications qui n'apportent pas de valeur ajoutée.

En fin de compte, l'APM fournit aux organisations une vue d'ensemble de leur paysage applicatif qui peut être utilisée pour optimiser les performances et générer de la valeur.

Pourquoi la gestion du portefeuille d'applications est-elle importante ?

La gestion du portefeuille d'applications est un outil inestimable pour toute organisation confrontée à la complexité associée à de multiples applications.

En maîtrisant la complexité des multiples applications grâce à l'APM, les organisations peuvent s'assurer que leurs systèmes fonctionnent toujours de manière efficace et efficiente. L'APM permet d'identifier et de signaler les problèmes de performance au sein d'une application, de sorte que le personnel informatique peut rapidement diagnostiquer les problèmes et prendre des mesures pour y remédier. En outre, l'APM peut aider à identifier les goulets d'étranglement potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs, permettant ainsi des solutions proactives qui économisent du temps, de l'argent et des ressources.

Les défis des départements IT : Principaux exemples d'APM

Complexité croissante et manque de flexibilité

Les services informatiques sont souvent encombrés d'applications issues de fusions et d'acquisitions antérieures, d'une expansion géographique ou d'une croissance organique. Ces applications ont été accumulées sans roadmap planifié ; nombre d'entre elles sont redondantes, sous-utilisées ou obsolètes. Il en résulte une complexité et une perte d'agilité qui empêchent les services informatiques de soutenir de nouveaux projets d'entreprise.

Augmentation des coûts et des risques informatiques

Outre l'explosion des coûts de maintenance informatique, ces applications peuvent induire des risques d'obsolescence ou de non-conformité. Dans de nombreux cas, les équipes informatiques ne peuvent réduire la taille de ces applications qu'avec une connaissance précise de la valeur métier. Elles ne peuvent pas évaluer l'impact du changement lors de l'ajout ou de la suppression d'une application. Elles peuvent également avoir besoin d'aide pour migrer les applications vers le cloud.

Augmentation des coûts et des risques informatiques

Outre l'explosion des coûts de maintenance informatique, ces applications peuvent induire des risques d'obsolescence ou de non-conformité. Dans de nombreux cas, les équipes informatiques ne peuvent réduire la taille de ces applications qu'avec une connaissance précise de la valeur métier. Elles ne peuvent pas évaluer l'impact du changement lors de l'ajout ou de la suppression d'une application. Elles peuvent aussi avoir besoin d'aide pour migrer les applications vers le cloud.

Absence de référentiel central pour stocker les informations sur les applications

L'utilisation de feuilles de calcul Excel ou de solutions de gestion de portefeuille maison est utile et flexible lors de la mise en place d'un projet de rationalisation des applications ou pour un exercice ponctuel. Cependant, ils deviennent rapidement limités pour une utilisation répétée et à long terme, ce qui remet en cause les efforts de rationalisation.

"Les DSI comprennent que l'initiative d'optimisation des coûts est importante pour la fourniture efficace de services informatiques, mais ils ont souvent du mal à maintenir l'élan et se retrouvent dans un cycle répété de réduction des coûts. (Gartner, Three-Year Roadmap for Cost Optimization, 2019)

Pour aller plus loin, lisez les principaux avantages de l'APM.
 

Pourquoi les organisations ont-elles besoin d'une pratique de gestion du portefeuille d'applications ?

Obtenir une visibilité sur toutes les applications utilisées dans l'organisation

• Créer, dans un référentiel unique, un inventaire complet des applications
• Obtenir une vision claire de la manière dont les applications actuelles soutiennent l'activité de l'entreprise
• Identifier et réduire les risques
• Imposer un processus formel d'approbation des nouvelles applications

Évaluer le portefeuille d'applications pour identifier les projets de rationalisation

• Comprendre comment et où les applications existantes sont utilisées et par qui
• Identifier les applications redondantes
• Comprendre les applications critiques et celles qui doivent être retirées ou modernisées.
• Analyser l'impact du changement.

Transformer les applications pour consolider le paysage applicatif

• Réduire les coûts des applications
• Améliorer l'alignement des activités
• Améliorer l'alignement des activités
• Maintenir la flexibilité des systèmes informatiques pour les nouveaux projets d'entreprise
• Réglementer et imposer une meilleure gouvernance sur le portefeuille d'applications es et celles qui doivent être retirées ou modernisées.

Méthodologie : Obtenir des résultats de qualité optimale grâce aux meilleures pratiques en matière de gestion du portefeuille d'applications

La création et la gestion efficace d'un portefeuille d'applications est un challenge, mais est essentielle pour toute organisation. Avec la planification, les ressources et les meilleures pratiques en place, les entreprises peuvent s'assurer que leurs portefeuilles d'applications soient bien gérés et qu'ils répondent à leurs besoins. Ce qui suit est une vue d'ensemble des meilleures pratiques pour une gestion efficace des applications afin d'atteindre ces objectifs.

Comment démarrer la gestion du portefeuille d'applications ?

L'apprentissage et la maîtrise de la gestion des performances des applications (APM) peuvent sembler décourageants au départ, mais ce n'est pas forcément compliqué. La clé du succès consiste à diviser le processus en étapes gérables. Quelques étapes simples vous permettront de maîtriser l'APM rapidement et efficacement.

1ère étape : Réaliser un inventaire informatique

Avec l'APM, les services informatiques créent un inventaire détaillé de leurs actifs, y compris les applications, les technologies, les flux de données et les capacités commerciales, afin d'obtenir une vue d'ensemble de leur paysage IT. Sur la base de cet inventaire, ils peuvent relier les capacités métier, les applications et les technologies entre elles pour effectuer une analyse d'impact. Ils peuvent ajouter d'autres perspectives, telles que les coûts des applications, les déploiements, les cycles de vie, les processus pris en charge et les risques.

Inventaire des applications sous de multiples angles

A. Définir les rôles et les responsabilités

La gestion de l'inventaire des applications et des technologies est un travail d'équipe. Différentes catégories de parties prenantes sont généralement impliquées et leurs responsabilités varient d'une organisation à l'autre. Les rôles typiques sont les suivants :

• Les gestionnaires du portefeuille d'applications surveillent le portefeuille d'applications, fournissent des informations fiables à son sujet et collaborent avec les propriétaires d'applications et de secteurs d'activité pour maintenir les données à jour.
• Les gestionnaires de portefeuille technologique s'occupent des actifs technologiques, surveillent l'obsolescence des technologies et identifient les changements nécessaires.
• Les propriétaires d'applications, qui gèrent une ou plusieurs applications, fournissent des informations commerciales et techniques actualisées sur leurs applications pour l'inventaire et contrôlent les performances des applications.
• Les business owner, qui fournissent des informations sur la valeur commerciale de l'application et leur satisfaction par le biais d'enquêtes.
• Les responsables informatiques fournissent des informations sur l'aptitude technique d'une application par le biais d'enquêtes. Par exemple, ils peuvent décrire le niveau de complexité de l'architecture requise par une application.

B. Planifier et préparer la collecte des données en définissant les données nécessaires

Avant de collecter les informations sur les applications, il faut créer les objets de référence correspondants liés aux applications, y compris la structure de l'organisation et du site, les capacités de l'entreprise, les secteurs d'activité et les processus de l'entreprise.

Consultez: Définition de l'architecture d'enterprise

Il faut définir l'étendue de l'inventaire, y compris les systèmes d'application, les applications, la technologie logicielle, la structure du portefeuille et les critères du portefeuille. Lors de l'établissement de la liste, il faut examiner les éléments suivants :

• La manière dont les applications soutiennent les activités de l'entreprise (lignes d'activité, processus métier, capacités métier).
• La manière dont les applications interagissent entre elles par le biais de flux de données .
• L'endroit où les applications et les technologies sont déployées (succursale de l'entreprise, site, serveur, consommateurs).
• Les coûts des applications, y compris les coûts récurrents, non récurrents, de maintenance et de main-d'œuvre
• Les cycles de vie des applications et les déploiements correspondants.

C. Collecter les données

Il est essentiel d'accélérer et d'automatiser le processus de collecte à ce stade. Vous pouvez utiliser et mettre en place des API pour vous connecter et récupérer des données à partir de solutions tierces disponibles dans votre organisation. Le processus de collecte peut également être confié à des acteurs de l'application qui fourniront des informations précises sur leurs applications.

• Identifier les sources d'information existantes, telles que les feuilles de calcul, les CMDB, les outils de gestion du portefeuille d'applications, les outils de gestion des actifs informatiques et tous les processus de collecte existants (par exemple, les enquêtes par courrier électronique ou sur le web).
• Recueillir des données commerciales en utilisant une approche collaborative (crowdsourcing) avec les principales parties prenantes et déposer toutes les informations dans un référentiel centralisé destiné à l'ensemble de l'entreprise.
• Concevoir et soumettre des questionnaires pertinents à diverses parties prenantes, y compris les propriétaires d'applications.
• Valider le processus de collecte de données et les informations recueillies en vérifiant l'exactitude des nouvelles informations. En s'appuyant sur ce qui est déjà communément connu et en demandant aux parties prenantes et aux experts en la matière de le vérifier.

D. Enrichir l'inventaire des données relatives aux applications

Une fois la collecte initiale des données effectuée, il existe plusieurs façons d'enrichir l'inventaire des applications : par exemple, en reliant les capacités métier aux applications et les applications aux technologies sous-jacentes, et en définissant les cycles de vie des applications, les flux de données, les coûts et les déploiements.

• Cartographier les capacités métier pour obtenir une image claire de l'état actuel du point de vue de l'entreprise. Lier les applications aux capacités métier pour visualiser les applications qui supportent les capacités métier.

Voir comment les applications soutiennent les capacités métier au fil du temps.

• Associer les technologies sous-jacentes aux applications afin de mieux comprendre l'aptitude technique d'une application.

Dans cet exemple, la technologie .NET Framework 4.8 prend en charge les applications énumérées à droite.

• Cartographier les flux de données entre les applications.

Surveiller les flux de données entre les applications pour comprendre l'effort nécessaire pour supprimer ou mettre à jour une application.

• Cartographier les déploiements d'applications dans les différentes branches et départements de votre organisation.

Obtenez une vision claire des déploiements d'applications.

• Capturez les cycles de vie des applications et de leurs déploiements.

Visualiser les cycles de vie des applications ainsi que les cycles de déploiement et les cycles de vie des technologies sous-jacentes.

• Au fil des ans, saisissez les coûts des applications, y compris les coûts de la main-d'œuvre, de l'infrastructure, des licences et des services.

Comprendre les coûts des applications

E. Définir le processus d'approbation des nouvelles applications et technologies

Une fois l'inventaire du paysage IT réalisé, il est important de mettre en place un processus d'approbation formel pour les nouvelles applications et technologies afin que la pratique de gestion du portefeuille d'applications (APM) soit la seule source de vérité pour les applications et les technologies.

2ème étape : Évaluer le portefeuille d'applications pour identifier les applications à supprimer ou à moderniser

La gestion du portefeuille d'applications (APM) permet aux responsables informatiques d'évaluer leurs applications et d'obtenir une vue consolidée de leur portefeuille d'applications en utilisant différents facteurs tels que les coûts, les cycles de vie des applications et les déploiements.

Ils peuvent également envoyer des enquêtes aux entreprises et aux responsables informatiques pour mesurer la valeur commerciale et l'efficacité technique de diverses applications existantes. Grâce à cette évaluation, les responsables informatiques peuvent décider en connaissance de cause d'éliminer certaines applications qui ne correspondent plus à la stratégie de l'entreprise ou de moderniser des applications ayant une valeur commerciale substantielle, mais dont l'aptitude technique est médiocre. Ils peuvent même décider d'externaliser certaines applications dont la maintenance est trop coûteuse, mais qui soutiennent encore des processus vitaux pour l'entreprise.

A. Effectuer une analyse objective

À ce stade, vous pouvez effectuer une analyse objective basée sur les données collectées afin d'évaluer votre portefeuille d'applications. Cela vous donnera un premier aperçu de la valeur de vos applications.

• Les données collectées permettent d'évaluer les applications sur la base d'indicateurs clés de performance objectifs tels que le cycle de vie, le coût, le risque, les technologies de support et la dépendance vis-à-vis des fournisseurs.
• Aligner les applications sur les capacités métiers pour s'assurer que la roadmap IT soutient les objectifs de l'organisation et aide à atteindre les objectifs de l'entreprise.
• Identifier les redondances ainsi que les applications nécessitant une attention particulière dans les cartes des capacités métiers.

Présenter les résultats de l'évaluation des applications dans des cartes des capacités métiers.

B. Effectuer une analyse subjective

L'analyse subjective est effectuée par les parties prenantes qui évaluent la valeur commerciale et l'efficacité technique de leurs applications. Des questionnaires sont envoyés aux responsables de l'entreprise et de l'informatique, ainsi qu'à d'autres parties prenantes, qui fournissent les informations requises. Là encore, l'évaluation peut être réalisée par la foule, le gestionnaire de portefeuille coordonnant les efforts.

Soumettre des questionnaires aux dirigeants et aux propriétaires IT pour évaluer leurs applications.

C. Classer les candidatures

Le classement des applications se fait en consolidant les scores et en croisant les indicateurs clés de performance. Cette analyse garantit que les investissements et les ressources les plus importants sont concentrés sur les applications les plus critiques et deviennent les premières recommandations pour l'amélioration du portefeuille.

Les demandes peuvent être classées en quatre catégories :

• Éliminer : Les applications ayant peu de valeur pour l'organisation ou d'impact sur l'activité, telles que celles qui sont rarement utilisées, qui ne sont pas critiques, qui peuvent être remplacées par n'importe quelle application existante ou qui ont des coûts de maintenance élevés.
• Tolérer : Applications présentant des lacunes fonctionnelles et une faible valeur commerciale, mais ne présentant pas de problèmes techniques ou des coûts de maintenance peu élevés.
• Moderniser : Applications apportant une réelle valeur ajoutée à l'entreprise, mais dont les performances opérationnelles sont médiocres - elles ne répondent pas aux normes technologiques, nécessitent une réorganisation de la plateforme d'application ou une révision du code (c'est également le cas des applications candidates au transfert dans le nuage).
• Investir : Valeur élevée pour l'entreprise ou efficacité technique élevée

Classement des candidatures et visualisation des candidats en vue d'une rationalisation

3ème étape : Transformer le portefeuille d'applications pour réduire les coûts et augmenter la flexibilité

La dernière étape du processus consiste à lancer et à hiérarchiser les projets de transformation sur la base des applications identifiées à supprimer ou à moderniser. L'analyse de rentabilité est un produit essentiel qui explique pourquoi le projet doit être réalisé, comment il soutient les objectifs de l'entreprise, les coûts associés, un calendrier et les risques éventuels, car elle permet aux décideurs de prendre des décisions en toute connaissance de cause.

Les projets sont classés par ordre de priorité en fonction de leur alignement sur les objectifs et les critères commerciaux définis ci-dessus. Une fois que les projets ont été classés par ordre de priorité, ils peuvent être inscrits dans un calendrier, formant ainsi la roadmap IT. Avec une roadmap IT claire, les responsables informatiques peuvent avoir une vue d'ensemble des futurs projets de modernisation informatique et planifier les ressources et les budgets en conséquence.

A. Créer des projets de rationalisation (retrait, modernisation)

L'évaluation du portefeuille d'applications a permis d'identifier des projets de rationalisation. Ces derniers doivent maintenant être créés comme première étape de la transformation du paysage applicatif.

• Créer un portefeuille informatique de projets de transformation potentiels sur la base de l'identification des applications à supprimer ou à moderniser.
• Élaborer une analyse de rentabilité indiquant les avantages en termes de performances opérationnelles et de réduction des coûts.
• Relier les projets aux capacités métiers afin d'évaluer l'impact du projet sur l'entreprise et les objectifs stratégiques.
• Comprendre l'impact du retrait d'une application du portefeuille en surveillant les flux de données entre les applications et les fonctionnalités supprimées.

B. Hiérarchiser les projets de rationalisation à l'aide de scénarios de simulation

Toutes les tâches ne pouvant être exécutées simultanément, il est essentiel de les classer par ordre de priorité. La hiérarchisation peut être effectuée sur la base des critères que vous avez définis. Il est également recommandé d'effectuer une analyse de scénario en combinant plusieurs projets afin de déterminer la meilleure combinaison de projets.

Hiérarchisez les projets en fonction de différents facteurs, tels que les aspects financiers (retour sur investissement, investissement initial), les ressources, les délais, les risques et l'alignement stratégique.

• Élaborer des scénarios de simulation basés sur une combinaison de différents projets.
• Comparer et hiérarchiser les scénarios de transformation sur la base de critères multiples.

Comparer et hiérarchiser les scénarios de transformation sur la base de critères multiples.

• Élaborer une roadmap IT comprenant les projets de transformation prévus.

Créer une roadmap IT englobant les projets de transformation actuels et futurs.

Meilleures pratiques de gestion du portefeuille d'applications pour obtenir des résultats optimaux

Stratégies clés pour optimiser votre portefeuille d'applications :

• Une approche régulière et mesurée pour mettre en place la gestion de portefeuille et la pratique plus large de l'architecture d'entreprise est primordial - il est essentiel d'accompagner la communauté des parties prenantes tout au long du voyage pour les aider à comprendre que la maturité augmente au fil du temps.
• Constituer une équipe de base pour la gestion de portefeuille et définir clairement les rôles et les responsabilités.
• Mettre en place un comité exécutif chargé de définir et de contrôler l'inventaire, de fixer des normes technologiques et d'identifier les changements commerciaux ou technologiques importants susceptibles d'avoir une incidence sur le portefeuille d'applications et les plans de transformation.
• Veiller à ce que des données exactes soient introduites et mises à jour régulièrement.
• Évitez d'intégrer trop tôt d'autres solutions, notamment la CMDB, le Service Manager et les outils de découverte (SCCM, DDMI).
• Se concentrer d'abord sur les mesures de données cruciales, puis étendre l'analyse si nécessaire.
• Veiller à ce que les indicateurs clés de performance soient pertinents par rapport aux objectifs opérationnels et stratégiques.
• Fixer des objectifs quantifiables, par exemple une réduction de 10 % des coûts de maintenance des applications par an.
• Utiliser des tableaux de bord adaptés à chaque partie prenante, tels que des rapports sur les coûts pour les DSI et des évaluations de portefeuilles pour les gestionnaires de portefeuilles.
• Mettre en œuvre un plan de communication pour partager la vision avec l'ensemble des parties prenantes.

Utilisez des tableaux de bord pour surveiller les indicateurs critiques tels que les coûts, l'état des applications (en production, hors service) et le pourcentage d'achèvement de l'inventaire des applications.

Principaux enseignements sur la gestion efficace du portefeuille d'applications

La gestion du portefeuille d'applications n'est pas un simple inventaire ; c'est une source unique de vérité où les applications sont décrites sous plusieurs angles, ce qui permet d'avoir une compréhension globale du paysage informatique de l'organisation. 

En effet, grâce à cette visibilité supplémentaire, les responsables informatiques peuvent identifier les applications à supprimer ou à moderniser en réalisant des analyses d'impact et en envoyant des questionnaires aux différentes parties prenantes de l'organisation.

Une pratique de gestion du portefeuille d'applications (APM) aidera les responsables informatiques à maximiser la gouvernance de leur portefeuille d'applications tout en s'assurant que les systèmes IT sont prêts à accueillir de nouveaux projets d'entreprise. 

Elle aidera les organisations à reprendre le contrôle de leur paysage applicatif, ce qui se traduira par une augmentation de l'agilité et une réduction des coûts.

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Étapes de la sélection d'un outil de gestion du portefeuille d'applications